Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Agnieszka Gajewska, prowadząca/prowadzący działalność gospodarczą pod firmą E-GRAFICY Agnieszka Gajewska, z siedzibą w Rybniku, ul. Olszowa 10, NIP: 6422125690.

Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: info@e-graficy.pl lub pisemnie na adres siedziby firmy.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• nawiązania kontaktu, przygotowania oferty, prowadzenia negocjacji i podejmowania działań przed zawarciem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od sytuacji;
• zawarcia i realizacji umowy dotyczącej usług graficznych, DTP, przygotowania materiałów do druku i publikacji, tworzenia lub obsługi stron internetowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy dane dotyczą strony umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy dotyczą osób reprezentujących lub kontaktujących się w imieniu kontrahenta;
• wypełnienia obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• prowadzenia korespondencji i utrzymywania kontaktów związanych z działalnością gospodarczą – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od charakteru współpracy przetwarzane mogą być w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko służbowe, dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej, dane do faktury, informacje zawarte w korespondencji oraz dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi niezbędne do prowadzenia działalności, np. księgowe, informatyczne, hostingowe, pocztowe lub prawne – w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie:

• dane związane z ofertami i korespondencją – przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• dane związane z realizacją umów – przez okres obowiązywania umowy oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu realizacji tego interesu, wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i ewentualnych roszczeń.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w zakresie przewidzianym przez RODO – prawo do:

• dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy.

7. Obowiązek podania danych

Podanie danych może być niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia lub realizacji umowy albo wypełnienia obowiązków prawnych. Niepodanie danych wymaganych w danej sytuacji może uniemożliwić wykonanie określonych czynności. W pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne.

8. Źródło danych

Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, mogą pochodzić od podmiotu, który reprezentuje, od kontrahenta lub z publicznie dostępnych źródeł, w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów.

9. Dane powierzone przez klientów

Jeżeli w ramach realizacji usług firma przetwarza dane osobowe w imieniu klienta, zasady tego przetwarzania określa właściwa umowa powierzenia danych osobowych oraz udokumentowane polecenia administratora. Niniejsza klauzula dotyczy danych, dla których firma występuje jako administrator.